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Zeit­er­fas­sung per App für ef­fiziente Un­ter­neh­mens­füh­rung

Mit gutem Grund gibt es so vie­le Apps zur Zeit­er­fas­sung. Un­ter­neh­mer kön­nen da­mit ih­re per­sön­li­che Zeit­ein­tei­lung op­ti­mie­ren und Pro­jek­te bes­ser ab­rech­nen. Auch die Ar­beits­stun­den der Mit­ar­bei­ter las­sen sich so do­ku­men­tie­ren – und das
könn­te nach dem neu­en EuGH-Ur­teil bald so­gar zur Pflicht werden.

Text: Frank Wier­cks


Die EU-Gurken­verord­nung gilt als Lach­num­mer schlechthin und Beleg für Über­reg­ulierung durch die Europäis­che Kom­mis­sion. Allerd­ings meinen viele in der Wirtschaft, die Vor­gaben zur Krüm­mung von Salat­gurken seien bess­er als ihr Ruf. Schließlich ermöglichen sie Logis­tik- und damit Kosten­vorteile. Deshalb sehen Gurken weit­er­hin genormt aus, obwohl die Verord­nung lange Geschichte ist. Es kommt immer darauf an, was man daraus macht. Insofern stellt sich die Frage, wie ein­mal die EU-Arbeit­szeitrichtlin­ie beurteilt wird – vor allem aus Unternehmer­sicht. Die EU-Vor­gabe zum Schutz von Arbeit­nehmern set­zt Leit­planken für humanes Arbeit­en. Es geht um Ruhep­ausen, bezahlten Urlaub, Schutz­maß­nah­men für Nachtar­beit. Alles wichtige The­men. Durch ein Urteil des Europäis­chen Gericht­shofs kön­nte die Richtlin­ie jet­zt aber zum Bürokratiemon­ster mutieren. Der EuGH hat entsch­ieden, dass Arbeit­ge­ber die tägliche Arbeit­szeit aus­nahm­s­los aller Beschäftigten erfassen müssen. Nun sind die nationalen Geset­ze anzu­passen. Und jed­er Fir­menchef braucht bald entsprechende organ­isatorische oder tech­nis­che Maß­nah­men – etwa eine Zeit­er­fas­sung per App.

EU könnte Zeit­er­fas­sung für al­le Be­schäf­tig­ten vorschreiben

Bis­lang gilt für Unternehmer keine generelle Pflicht zur Zeit­er­fas­sung für eine Über­sicht über geleis­tete Stun­den. Es gibt geset­zlich geregelte Son­der­fälle und betriebliche oder tar­ifver­tragliche Regelun­gen. Etwa Zeit­er­fas­sung vor dem Hin­ter­grund von Min­dest­lohnge­setz, Schwarzarbeits­bekämp­fungs­ge­setz und ger­ingfügiger Beschäf­ti­gung. Oder Zeit­erfassung von Lenkzeit­en bei Beruf­skraft­fahrern. Beim Min­dest­lohn reicht die Band­bre­ite der Arbeit­shil­fen vom Papier­vor­druck im Inter­net bis „ein­fach erfasst“ – ein­er App zur Zeit­er­fas­sung vom Bun­de­sar­beitsmin­is­teri­um. Unternehmer mit Weit­blick nutzen aber pro­fes­sionelle Pro­gramme der Per­son­al­wirtschaft, die der Lohn­buch­hal­tung revi­sion­ssichere Dat­en bere­it­stellen. Geset­zlich vorgeschrieben ist auch eine Erfas­sung der über die werk­tägliche Arbeit­szeit hin­aus­ge­hen­den Über­stun­den. Hier kann der Chef entsprechende IT-Sys­teme anschaf­fen. Oder er über­lässt den Mitar­beit­ern die Zeit­er­fas­sung – etwa per App. Dass aber jed­er, vom Lehrling bis zum angestell­ten Geschäfts­führer, tagtäglich stem­pelt? Eigentlich unvorstell­bar und wohl ein enormer bürokratis­ch­er Aufwand. Da die Pflicht aber nun dro­ht, soll­ten Fir­menchefs sich bei dem The­ma vom Anwalt oder Steuer­ber­ater laufend informieren lassen. So kön­nen sie rasch reagieren.

Zeiterfassung per App macht Un­ter­neh­mens­füh­rung effizienter

Unab­hängig vom EuGH-Urteil sind Unternehmer aber generell gut berat­en, sich mit aktuellen tech­nis­chen Trends bei der Zeit­erfassung zu beschäfti­gen. Das The­ma ist ein wichtiger Aspekt etwa bei der Dig­i­tal­isierung, die mehr Arbeit im Home­of­fice möglich macht. Denn nicht jed­er Unternehmer, der seine Beschäfti­gen zu Hause arbeit­en lässt, find­et automa­tisch die Vari­ante „Ver­trauen­sar­beit­szeit“ gut. Viele Fir­menchefs leg­en weit­er­hin Wert auf nachvol­lziehbar doku­men­tierte Auflis­tun­gen der Arbeitsstun­den. Zudem ist dies auch eine Frage der effizien­teren Unternehmensführung beziehungsweise Pro­jek­tabrech­nung. Wer mod­erne Sys­teme zur Zeit­er­fas­sung nutzt, kann beispiel­sweise Ein­sätze sein­er Mitar­beit­er bess­er pla­nen und Leis­tun­gen rund um Aufträge bess­er in Zahlen fassen. Daher soll­ten sich nicht nur per se soft­ware-affine Unternehmer aus der IT-Branche mit dem The­ma beschäfti­gen, son­dern auch Handw­erk­er oder Dien­stleis­ter. Welche Vorteile der Ein­satz etwa entsprechen­der Apps für das Smart­phone bietet, zeigt unter anderem der „Leit­faden mobile Zeit­er­fas­sung in KMU“ des Bun­deswirtschaftsmin­is­teri­ums am Beispiel eines Malers.

Eigene Zeit­pla­nung mit Zeit­er­fas­sung via App verbessern

Zeit­er­fas­sung per App ist aber nicht nur ein The­ma mit Blick auf die Angestell­ten, son­dern auch für den Unternehmer selb­st. Vor allem für Freiberu­fler und Selb­st­ständi­ge, darüber hin­aus aber für jeden Fir­menchef lohnt es sich, seine gear­beit­eten Stun­den einem Pro­jekt zuzuweisen. Das erle­ichtert nicht nur die Kalku­la­tion und Abrech­nung, son­dern hil­ft auch, das per­sön­liche Zeit­man­age­ment zu verbessern. Es gibt zahlre­iche Lösun­gen für die ver­schiede­nen Mobil­geräte und Betrieb­ssys­teme, die in der Regel via Cloud laufen. Wer sich dafür entschei­det, sollte daher nicht nur auf die Kosten, son­dern auch auf die Bedin­gun­gen bei Daten­schutz sowie Daten­sicher­heit acht­en. Und – wenn er plant, Apps zur Zeit­er­fas­sung für seine Mitar­beit­er einzuset­zen – daran denken, dass solche Maß­nah­men der Mitbes­tim­mung unter­liegen. Ob mit oder ohne Betrieb­srat: Jed­er Unternehmer sollte für seinen indi­vidu­ellen Fall mit einem Anwalt besprechen, wie er beim Ein­führen von Sys­te­men zur Zeit­er­fas­sung und ‑auswer­tung vorge­ht.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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